Mitarbeiter:in vorbereitende Buchhaltung (m/w/d) - Remote/Hybrid - ab sofort möglich
Über uns:
Holistic Culture Hub gGmbH gestaltet als gemeinnützige Organisation eine lebenswerte Zukunft durch Kunst und Kultur als Herzstück. Wir schaffen Räume für tiefere Verbindungen und ganzheitliche Entwicklung - von achtsamen Events auf Tribehaus.org, Ecstatic Dances bis hin zu unserem einzigartigen Connectival®, das persönliche Entwicklung, Selbsterfahrung und Gemeinschaftsbildung in festivalähnlicher Atmosphäre vereint.
Über die Position:
Als Mitarbeiter*in für vorbereitende Buchhaltung bist Du das organisatorische Rückgrat unserer gemeinnützigen Mission. In dieser strategisch wichtigen Position sorgst Du dafür, dass unsere Kulturprojekte auf einer soliden finanziellen Basis stehen und alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.
Erfolg in dieser Position bedeutet: Vollständige Transparenz und Ordnung in allen Finanzprozessen, reibungslose Quartalsabschlüsse und die kontinuierliche Optimierung unserer Buchhaltungsabläufe. Du ermöglichst es unserem Team, sich voll auf die Kulturarbeit zu konzentrieren, während Du die finanzielle Grundlage sicherstellst.
Stellenwert für das Unternehmen: Ohne eine korrekte und effiziente Buchhaltung können wir als gGmbH unsere gemeinnützigen Ziele nicht effektiv erreichen.
Aufgabenbereiche:
Rechnungsmanagement und Korrespondenz
Systematische Bearbeitung des E-Mail-Posteingangs mit Fokus auf Rechnungswesen
Detaillierte Prüfung eingehender Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
Professionelle Kommunikation mit Rechnungsstellenden bei Rückfragen oder Korrekturbedarf
Zahlungsverkehr und Online-Banking
Eigenständige Durchführung von Überweisungen über Online-Banking-Systeme
Verwaltung und Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
Anwendung von Zwei-Faktor-Authentifizierung für höchste Sicherheitsstandards
Digitale Belegverwaltung und Archivierung
Systematisches Abspeichern und Kategorisieren von E-Mail-Rechnungen und deren Anhängen
Strukturierte Ablage von Belegen aus Online-Portalen (Tankstellen, Mobilfunk...)
Pflege eines durchgängigen digitalen Archivierungssystems
DATEV-Administration und Kontenzuordnung
Upload und korrekte Erfassung von Rechnungen und Belegen in DATEV Unternehmen online
Manuelle Zuordnung zu entsprechenden Kostenstellen und Geschäftsbereichen
Verknüpfung von Belegen mit Kontobewegungen bei fehlender automatischer Zuordnung
Quartalsprozesse und Berichtswesen
Regelmäßiger Download und Archivierung von Kontoauszügen
Koordination und Kommunikation mit unserem Steuerberatungsbüro
Bearbeitung und Ablage von Berichten aus Ticketing-Systemen (Festiware, Rausgegangen)
Compliance und Meldewesen
Monatliche Pflege der Beitragstabelle für die Künstlersozialkasse
Jährliche Abgabe der Künstlersozialabgaben-Meldung
Quartalsweise Anmeldung von Veranstaltungen bei der GEMA
Prozessoptimierung und Dokumentation
Kontinuierliche Identifikation von Optimierungspotenzialen in Buchhaltungsabläufen
Weiterentwicklung und Pflege des internen Buchhaltungshandbuchs
Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit aller Prozesse für Nachfolger*innen
Qualifikationen:
Technische Kenntnisse:
Sicherer Umgang mit Mozilla Thunderbird oder vergleichbaren E-Mail-Programmen
Versierte Anwendung von Google Workspace (Drive, Docs, Sheets)
Erfahrung im Online-Banking mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
Grundkenntnisse in vorbereitender Buchhaltung oder Bereitschaft zur Einarbeitung
DATEV Unternehmen online (Vorkenntnisse von Vorteil, aber erlernbar)
Fachliche Kompetenzen:
Ausgeprägtes Organisationstalent und systematische Arbeitsweise
Hohe Zahlenaffinität und Detailgenauigkeit
Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
Kenntnisse in gemeinnützigem Rechnungswesen von Vorteil
Persönliche Eigenschaften:
Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise im Remote-Setting
Kommunikationsstärke in schriftlicher und mündlicher Form
Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit im Umgang mit Finanzdaten
Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung, Prozessverbesserung und einem monatlichen Online-Team-Meeting
Zusätzliche Anforderungen:
Wohnsitz idealerweise im Raum Heidelberg oder Köln für gelegentliche Präsenztermine
Langfristige Verfügbarkeit (mindestens 18 Monate)
Affinität zu den Werten und der Mission einer gemeinnützigen Kulturorganisation
Was wir bieten:
Mögliche Vergütungsmodelle:
Ehrenamt: 840€/Jahr + kostenlose Event-Teilnahme für Dich & Partner*in bzw. Familien-Mitglieder
Minijob: 180-200€/Monat auf 538€-Job-Basis + Verrechnung mit Event-Teilnahmen
Freelance: 20€/h, quartalsweise Abrechnung + Verrechnung mit Event-Teilnahmen
Arbeitsumfeld:
2-3 Stunden/Woche - perfekt für Nebentätigkeit
Vollständig remote mit flexibler Zeiteinteilung
Strukturierte Einarbeitung über ein komplettes Quartal
Regelmäßige Betreuung durch monatliche Mitarbeitergespräche
Digitales Coworking und professioneller Austausch
Entwicklungsmöglichkeiten:
Gestaltungsraum für Prozessoptimierungen
Einblicke in gemeinnützige Organisationsstrukturen
Networking in der Kultur- und Eventbranche
Sinnstiftende Tätigkeit mit gesellschaftlichem Impact
Bereit für eine Buchhaltungsrolle mit Sinn und Flexibilität? Werde Teil unserer Mission und gestalte die finanzielle Basis für transformative Kulturarbeit mit uns!
Bewerbungen bis zum 10. August 2025 an: management@holistic-culture-hub.de
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